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エントリーシートの送付状はどう書く?書くべき内容と送り方を紹介!

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「エントリーシートに送付状は必要?」
「エントリーシートの正しい送り方を知りたい」

このように、送付状の書き方や送り方で悩んだことはありませんか?

実は、エントリーシートの送付状に記載する内容は6つあり、決まった書き方に沿ってアレンジを加えれば簡単に作成できるのです!

ここでは、エントリーシートの正しい送り方や送付状がいらない場合、郵送で送る場合の注意点について説明します。

この記事を読めば、スムーズに送付状を作成できるようになり、面接対策に多くの時間を割けるようになりますよ!

エントリーシートの書き方で躓いている方は、まずは以下の記事を読んでおきましょう。

通過率9割超!お祈りされないESの書き方を徹底解説!

2020.03.12

1.エントリーシートの送付状とは

まずは送付状がどのような書類であるかということを知っておきましょう。

上図は送付状の参考です。

送付状は封筒の中に入っている書類の内容がどのようなものであるかということを記載した用紙のことです。

送付状を見るだけで書類の内容や分類が項目ごとに把握できるため、特に書類が多くなる場合では受け取る側がスムーズに書類を確認できるようになります。

2.送付状に書くこと

送付状に書く内容は以下の6つです。

送付状に書く内容
  1. 提出日
  2. 宛名
  3. 自分の名前と連絡先
  4. 件名
  5. 本文
  6. 同封する書類名の箇条書き

これらの内容を理解して送付状を書くことで、書類を受け取った人が内容を把握しやすくなりますよ。

(1)提出日

1つ目に送付状に書く内容は、書類の提出日です。

日付は右上に書きましょう。

日付を書く際に記載日を書くのか投函した日を書くのか悩むことがありますが、実際のところ書類を投函した日付を記載しておいた方が良いです。

多くの会社ではエントリーシートに期限を設けていることが多いので、指定された期日までに書類を提出したということを証明するためにも、正確な日時を記載しておきましょう。

(2)宛名

2つ目に送付状に書く内容は、宛名です。

宛名は提出日の下部に記載するようにして、左寄りに企業名や部署名、担当者名などを記載していきましょう。

その際にエントリーシートを送付する相手によって「御中」や「様」の付け方を変えるように注意する必要があります。

宛先が部署名になる場合は「御中」、宛先が個人になっている場合は「様」を付けるようになっており、「御中」と「様」は併用しないことを理解しておきましょう。

(3)自分の名前と連絡先

3つ目に送付状に書く内容は、自分の名前と連絡先です。

自分の名前と連絡先は宛名の反対側である右側に記載します。

まずは大学名や学部、学科といった肩書きを記載して、その下に氏名を書きましょう。

住所や連絡先、メールアドレスといった情報を氏名の下に書いておくことで、エントリーシートについて問い合わせがある場合に企業の担当者が連絡先を把握しやすくなります。

(4)件名

4つ目に送付状に書く内容は、件名です。

件名は見ただけでどのような内容が記載されているかを把握するための文章なので、見やすいように書類の中央に書くようにしましょう

具体的には「エントリーシートの送付につきまして」や、「エントリーシートご送付の件」といった内容にしておくと分かりやすくなります。

(5)本文

本文を書き始めるときは、頭語として「拝啓」や「謹啓」を、文末には結語として「敬具」や「敬白」などの言葉を記載するのが一般的とされています。

どのように送付状を書き始めてよいか迷う場合もありますが、大まかな書き方は一緒なので、「時下ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」といった時候のあいさつをテンプレートとして覚えておくと良いですよ。

目的と送付書類が分かるよう、簡潔に書きましょう。

(6)同封する書類名の箇条書き

6つ目に送付状に書く内容は、同封する書類名の箇条書きです。

本文を書き終わったら一行空けて書類の中央に「記」と書きましょう。

その下に同封した書類を箇条書きで記載し、最後に「以上」と書いておくことで、送付状に記載された内容がこれで全てであるということを示します。

3.送付状の例文

送付状に記載する内容は会社によって異なるので書き方につまづくポイントでもあります。

送付状をスムーズに作成するためにも、送付状の例文を理解しておくと書きやすくなります。

これまで説明した内容を元に、送付状の例文を紹介します。

送付状の例文

令和〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇
〇〇部 人事課
〇〇 〇〇様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
就活 太郎
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号
TEL:000-0000-0000
MAIL:〇〇@〇〇.com

応募書類の送付について

拝啓
時下ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただきたく、応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、面接のご機会をいただけましたら幸いです。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具


エントリーシート  1通

以上

この例文をもとにあなたにあった送付状にアレンジすれば、簡単に送付状を作成できるようになりますよ!

4.送付状は作るべきか

エントリーシートを送るだけなのにわざわざ送付状を作成しなければならないのかと疑問に思う人もいるかもしれません。

ここからは送付状の必要性について説明します。

(1)マナーとしては必要

結論から言うと送付状はマナーとしては必要です。

それは送付状を受け取った人が気持ちよく内容を確認できるからです。

もちろん送付状が不要だと事前に言われている場合は、わざわざ作成する必要はありません。

(2)郵送なら付ける

送付状は書類を郵送するときにマナーとして添付するものなので、直接書類を手渡しする場合はあえて送付状を添える必要はありません。

あくまで書類を郵送する際の礼儀としての送付状であることを理解しておきましょう。

5.手書きの方が良いのか

送付状を添える時に、手書きで作成すれば良いのかパソコンで作成すれば良いのか迷うかもしれません。

手書きにもパソコン作成にもそれぞれメリットやデメリットがありますが、実際のところどちらの方法で作成すべきなのでしょうか?

ここからは送付状を手書きで作成した方が良いのかどうかについて説明します。

(1)企業によって異なる

結論から言うと、送付状を書く方法はエントリーシートを送付する企業によって分ける必要があります。

企業によっては手書きを非合理的だと考えるところもあれば、手書きの方が温かみがあると考えるところもあるからです。

応募する企業の社風や理念をよく考えて決めましょう。

以下の記事では企業理念を志望動機として書く方法や、企業理念を理解する方法を説明しているので、ぜひ読んでみてくださいね。

【必見】志望動機に企業理念を書く際の6つのポイントと例文3つ

2020.06.01

(2)表記を間違えないことが重要

送付状を手書きで作成するのかパソコンで作成するのかということも重要ですが、最も大切なのはどちらの方法で送付状を作成するとしても表記を間違えないようにすることです。

作成方法にこだわりすぎて表記方法をおろそかにしてしまっては、伝えたい内容が正しく伝わらなくなってしまう可能性があります。

上記した例文を参考に、書き間違いのないように作りましょう。

6.送るときに気をつけるべきポイント

ここではエントリーシートを送るときに気をつけるべきことをマスターしましょう。

気をつけるべきポイントは以下の5つです。

送るときのポイント
  1. 表記ミスがないか確認する
  2. 送付状に記載した内容と送付物が合っているか確かめる
  3. 正しい順番で書類を入れる
  4. 書類一式をクリアファイルに入れる
  5. 封筒と書類の表裏を合わせる

これらのポイントに注意して送付状を作成すれば、適切にエントリーシートを送ることができますよ!

(1)表記ミスがないか確認する

エントリーシートを送る際に気をつけるべき1つ目のポイントは表記ミスがないか確認することです。

表記ミスには以下の4つがあります。

表記ミスの種類
  1. 誤字・脱字
  2. 挨拶文と敬語
  3. 封筒と送付状の宛名
  4. 日付は作成日ではなく提出日

これらを間違えずに書類を作成すれば正しい表記で送付状が作れますよ!

#1:誤字・脱字

誤字や脱字があると採用担当者の印象が悪くなってしまいます。

送付状が完成しても誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。

#2:挨拶文と敬語

挨拶文が季節にあったものであるかということや敬語が正しく使われているかも大切です。

あまりにも時期にそぐわない挨拶文や、間違った敬語の使い方をしていれば、文章の使い回しや日本語能力を疑われることにもなりかねません。

挨拶文や敬語の使い方にも気を配りましょう。

#3:封筒と送付状の宛名

正しい住所や氏名で宛名が書かれているかを確認しておくことも、失礼のない送付状を作成するために重要なことです。

正しく作成された封筒送付状であれば、採用担当者も気持ちよく受け取ることができます。

封筒と送付状の宛名に間違いがないか改めて確認しましょう。

#4:日付は作成日ではなく提出日

送付状に書かれた作成日が提出した日になっているかや、全ての書類で提出日が統一されているかを確認しておきましょう。

日付がバラバラになっていると書類としての一貫性が感じられなくなってしまいます。

日付が提出日で揃っているかをしっかりと確認しておくことが大切です。

(2)送付状に記載した内容と送付物が合っているか確かめる

送付状に記載した内容と送付物が間違っていると、担当者が困惑しかねません。

封をする前に改めて送付状と内容物の確認をしておきましょう。

(3)正しい順番で書類を入れる

書類が送付状の通りの順番で揃えられているかも、スムーズに書類を確認するために重要です。

正しい順番で整えられた書類は、採用担当者にとっても確認しやすいので良い印象を与えます。

書類をまとめる際は、書類の順番に注意しながら封筒に入れましょう。

(4)書類一式をクリアファイルに入れる

書類がバラバラにならないためにも、クリアファイルでエントリーシートをまとめておきましょう。

綺麗にまとまった書類は採用担当者が気持ちよく書類を確認できるようになるのです。

書類一式をクリアファイルに入れることで、書類の取り扱いの基本的なマナーを守ることが大切になります。

(5)封筒と書類の表裏を合わせる

封筒と書類の表裏を間違える人は意外と多いです。

マナーを守った書類の取り扱いを意識しておきましょう。

エントリーシートの封筒にも書き方はあるので、以下の記事を参考に封筒の書き方もマスターしてくださいね。

【エントリーシート封筒の書き方】封筒の選び方や郵送方法も紹介

2020.06.17

36個の質問に答えて自己分析をしよう

企業への印象をよくするために郵送マナーは大切ですが、今後の就活では自己分析もしっかりとしておく必要があります。

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7.まとめ

この記事ではエントリーシートに送付状を添える際の送付状の記載方法について説明しました。

送付状は大切なエントリーシートに沿えるものなので、ここで紹介した内容を参考にして書き方を守ってスムーズに作成しましょう。

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