【インターンシップ質問メール】良くある場面別の例文と3つの注意点

「インターンの服装について何も指定がない…」
「メールで問い合わせたいけれど、どんなメールを書いたら良いの?」

このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか?

インターンシップに参加することになると、分からないことがあって、担当者に質問したいときもありますよね。

実は、ビジネスメールは書き方のポイントさえ抑えればすぐに書けるようになるんです。

そこで今回は、インターンシップで使える質問メールの例文と、メールを書く際注意したいポイントを3つ紹介します。

これらのポイントを抑え、積極的に質問メールを送れるようになりましょう!

1.質問メールのマナーも見られている

一般的に、インターンシップでの評価がそのまま採用の際の評価につながることはないとされています。

しかし、一度形成された心象は、現実にはそう簡単に消えるわけではありません。

担当者としては、インターンシップの参加者の態度や姿勢を、社会人としてシビアに観察しています。

そのため、インターンシップに関してメールを送る際には、ビジネスメールとしてのマナーを最低限抑えなければなりません。

たとえ「選考には関係ない」と明記されているインターンシップであったとしても、全てが評価の対象になる、という心構えで臨みましょう。

2.質問メールの例文3つ

インターンシップは、就職活動であると同時に、ビジネスの現場を実体験することでもあります。

そのため、メールの書き方に関しても、ビジネスメールの基本をしっかりと抑えておく必要があります。

ビジネスメールと聞くと難しく感じられるかもしれませんが、実はある程度フォーマットが決まっているので、基本さえ抑えれば簡単に書くことができます。

以下からは、実際にインターンシップの質問メールに使える例文を3つ紹介します。

それぞれの例文を加筆・修正すれば、すぐにメールを書くことができますよ!

(1)日程に関する質問

インターンシップの日程や集合場所等について、指示に記載漏れがあったり、オフィスと異なる場所が指定される場合もあります。

そうした場合には、後から追加の情報が送られてくる場合もありますが、早めに自ら質問を送っておいたほうが良いでしょう。

日時等に関する質問については、以下の例文を参考にしてください。

日程等に関する質問メール例

【件名】インターンシップの集合場所に関するご質問(大学名・名前)


株式会社〇〇
△△部△△課 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の△△です。

インターンシップのご連絡をいただきましてありがとうございます。
この度は、当日の集合場所についてご質問させていただきたく、ご連絡いたしました。

添付された資料を確認したところ、開催場所が御社オフィスとは異なる場所に指定されておりますが、当日はオフィスには向かわず、直接そちらへお伺いすればよろしいでしょうか。

お手数をお掛けいたしますが、ご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

このように、件名に「◯◯に関するご質問」と記載しておくと、企業側としても他のメールとの優先順位の比較がしやすくなります。

(2)服装に関する質問

インターンシップでの服装について、何の指示もない場合、どのような格好で行けば良いのか迷いますよね。

こうした場合には、無理にあれこれ考えたりするよりも、いっそ担当者に確認したほうが間違いが起きずおすすめです。

服装等に関する質問は、以下のようにメールを書きましょう。

服装に関する質問メール例

【件名】インターンシップ当日の服装に関するご質問(大学名・名前)


株式会社〇〇
△△部△△課 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の△△です。

インターンシップの日程をご連絡をいただきましてありがとうございます。
当日の服装について伺いたいことがあり、ご連絡いたしました。

添付していただいたファイルを確認したところ、当日の服装に関する記載が見当たりませんでした。
お忙しい中大変恐縮ですが、当日の服装はスーツか私服かどちらで伺えばよいのか教えていただけないでしょうか。

お手数をお掛けいたしますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

担当者としては「言わなくてもわかるでしょ」とあえて記載していない場合もありますので、服装に関する質問はこのように丁寧な質問をするようにしましょう。

(3)質問の回答に対する返信

質問メールに対して回答が返ってきた場合、必ずお礼メールを書くようにしましょう。

忙しい時間を縫って返信をしてくれた人に対してお礼のメールを送ることは、絶対に欠かしてはならないマナーです。

そのため、回答に対しては以下のように必ず返信を書くようにしましょう。

なお、件名については、改めて変更する必要はありません。

質問の解答に対する返信メール例

【件名】Re:Re:インターンシップ当日の服装に関するご質問(大学名・名前)


株式会社〇〇
△△部△△課 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の△△です。

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。

当日の服装はスーツでの参加とのこと、承知いたしました。
それでは、当日を楽しみにしております。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

質問に対して回答がきた場合、このように回答を簡潔にまとめておくと、齟齬が発生する危険性を減らすことができるためおすすめです。

日程の調整等を行った場合には、「では◯月◯日の◯時に△△に伺います。」などと記載すると良いでしょう。

3.メールで質問する際の注意点3つ

ここまでは、インターンシップで質問メールを送る際の例文を紹介しました。

最後に、質問メールを送る際に気をつけたいポイント・マナーを3つ紹介します。

これらのポイントを抑え、より良い印象を与えられるようにしましょう!

(1)ビジネスメールのマナーを抑える

質問メールを送る際には、ビジネスメールのマナーを抑えるようにしましょう。

具体的には、件名をシンプルにし、宛名と挨拶をきちんと書き、最後には結びの語句をつける、などです。

こうした基本的なマナーを抑えていると、担当者としては「しっかりした人だな」という印象を抱きます。

その他のビジネスメールのマナーについては、以下の記事をご覧ください。

【例文あり】選考の第一歩!インターンシップのメールの書き方を解説

2019.07.21

(2)送る時間帯に注意する

質問メールを送る際には、送信する時間帯に注意しましょう。

基本的には、その会社の営業時間の前後1時間以内に連絡することがマナーです。

また、届いたメールにはできる限りその日にうちに返信する、というのもマナーですので、返信がきたらなるべく早めのお礼メールを心がけましょう。

目安としては、返信がきてから24時間以内には返信すると良いでしょう。

(3)回答には必ずお礼メールを送る

質問メールに対して回答がきたら、必ずお礼のメールを送りましょう。

忙しい業務の間に回答をしてくれたわけですから、感謝の気持ちを表すことが大切です。

こうした細かいフォローができると、「気の効く人だな」と肯定的な評価を得られやすくなります。

そのため、上で説明したようになるべく早めのレスポンスをしましょう。

4.まとめ

今回は、インターンシップでの質問メールの文例と注意点を紹介しました。

ここで紹介したメールの基本は、インターンシップだけではなく社会人になってからも使えるスキルです。

そのため、今のうちからメールの送り方に慣れておくと、新社会人になってからもきっと役に立ちますよ!

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