【例文あり】インターンの欠席連絡はメールと電話どちらが良いの?

「インターンシップに行けなくなった!」
「どのように連絡したら失礼がないだろうか?」

このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか?

インターンシップに行けなくなってしまった場合、必ず欠席の連絡を入れなければなりません。

しかし、普段書き慣れいないビジネスメールを送るのは難しいですよね。

そこで今回は、インターンシップを欠席する場合のメールの送り方と、電話での伝え方について、例文とともに紹介します。

この記事を読めば、失礼なく欠席の連絡を送れるようになりますよ!

1.インターンの欠席連絡はメールと電話どちらですべき?

そもそも、欠席の連絡はメールと電話、どちらでするのが良いのでしょうか。

基本的に、送る側としては心理的負担が小さく、また、企業の担当者としても後から内容を確認できるため、メールの方が好都合です。

とはいえ、メールでは担当者が確認したかがわからないため、折り返しのメールが直前まで送られてこないようであれば、念のため確認の電話をしたほうが良いでしょう。

緊急の連絡となった場合(前日や当日)であれば、メールよりも電話で連絡するようにしましょう。

電話の方が確実に用件を伝えられますし、誠意をもたせた連絡をすることが可能だからです。

2.インターンの欠席メールの例文と電話での伝え方

以下からは、インターンを欠席するメールの具体的な例文を2つと、電話で連絡する場合のトークスクリプトを紹介します。

こうした連絡のメールや電話でのやりとりは、実はある程度フォーマットが決まっているので、少し加筆修正すればすぐに応用することができます。

欠席する理由等に合わせて、もっとも似ている例文を修正して送れば、失礼のないよう伝えることができますよ!

(1)大学の授業がある場合

大学の授業でインターンを欠席する場合

【件名】〇月〇日インターンシップ欠席のお詫び(大学名・名前)


株式会社〇〇
△△部△△課 △△様

お世話になっております。

〇月〇日からのインターンシップに参加予定の、〇〇大学の〇〇です。
この度はインターンシップへのご招待ありがとうございました。

せっかくご招待いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、参加予定日に大学の補講講義の予定が入りました。

そのため、予定しておりました貴社のインターンシップへの参加につきましては辞退・欠席させていただきたく存じます。
身勝手な申し出により、貴社には大変ご迷惑をお掛けすることとなり、申し訳ありません。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

このように、欠席の理由をしっかりと述べることで、誠実な印象を与えることができます。

また、欠席の理由を述べるだけではなく、欠席することに対する謝意と、インターンへ招待されたことに対する感謝もきちんと述べることで、より良いイメージを残せます。

理由を提示しても問題なさそうな場合には、このような内容のメールを送ると良いでしょう。

(2)理由を付さない場合

理由を伝えずにインターンを欠席する場合

【件名】〇月〇日インターンシップ欠席のお詫び(大学名・名前)


株式会社〇〇
△△部△△課 △△様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日はインターンシップへのご招待ありがとうございました。
この度、△月△日より開催されるインターンシップへの参加をお約束しておりましたが、一身上の都合により参加を辞退・欠席させていただきたく、ご連絡しました。

身勝手な申し出により、貴社には大変ご迷惑をお掛けすることとなり、申し訳ありません。
また、本来直接お電話をすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

欠席の連絡をする場合には理由を明示するほうがベターですが、このように理由を述べない伝え方もあります。

「一身上の都合により」という文句はインターンだけではなく、社会人となると様々な局面で使われるため、今のうちから使い慣れておくと良いかもしれません。

(3)電話で連絡する場合

電話で伝える場合

【受付】

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。
△月△日のインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、△△部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

【担当者】

お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。
△月△日のインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、今、お時間いただいてもよろしいでしょうか。

【続き】

ありがとうございます。
参加を予定させていただいている△月△日のインターンシップですが、大学の補講が入ってしまいました。
大変申し訳ありませんが、参加を辞退させていただけませんでしょうか。
ご迷惑をお掛けいたしまして、大変申し訳ございません。

【担当者が不在の場合】

お忙しいところ申し訳ありません。
それでは改めてご連絡いたしますので、△△様がお戻りになる時間を教えていただけますでしょうか。
(日時を聞き、)承知しました。それでは◯時ごろに改めてご連絡いたします。

連絡が直前となってしまった場合などに電話で伝える場合には、このように伝えるようにしましょう。

電話での声の調子は思っているよりも相手に伝わるため、電話をする際には必ず姿勢を正し、しっかりと謝罪の気持ちをもって話すようにしてください。

3.インターンの欠席連絡る際の注意点3つ

ここまでは、欠席メールの具体的な例文と、電話でのトークスクリプトを紹介しました。

以下からは、欠席の連絡をする上で注意すべきポイントを3つ紹介します。

これらの最低限のマナーを抑え、失礼のない連絡をするようにしましょう!

(1)できるだけ速やかに連絡する

何より、欠席の連絡はできるだけ早めに伝えるようにしましょう。

欠席すること自体は、決して必ずしも悪いというわけではありません。

インターンシップを欠席する学生は一定数いるため、企業側としても欠席者が出た場合の対応はしてあります。

とはいえ、少なからず企業側に迷惑をかけてしまうことには変わりはなく、連絡が遅くなってしまうと負担が増えてしまうおそれがあります。

そのため、欠席が決まった場合は速やかに連絡し、少しでも企業側にかける迷惑を軽減できるように心がけましょう。

(2)理由をしっかりと伝える

欠席の連絡をする場合には、できる限り欠席の理由をきちんと伝えるようにしましょう。

理由を伝えるということは、誠意を見せることでもあります。

とはいえ、「他社の選考を優先する」などの理由の提示は、場合によっては印象を悪くしてしまうおそれがあるため、理由の内容によっては記載を控えましょう。

(3)無断欠席だけは絶対にしない

当然ですが、無断欠席だけは絶対にしないようにしましょう。

先ほども述べましたが、インターンシップは企業側が時間とお金を割いて実施するものです。

また、人気のものであれば、インターンシップ自体にも選考がある場合もあります。

事前に欠席の連絡があれば、前もって他の学生を参加させる等の対応策を取ることができますが、無断欠席をされてしまうと対処の仕様がありません。

さらに、無断欠席によって学生個人だけでなく、所属する学校のイメージまでをも下げてしまうおそれもあります。

そのため、どれほど直前になってしまったとしても、少なくとも電話での連絡は必ずするようにしてください。

4.まとめ

今回は、インターンシップを欠席する場合のメールの送り方と、電話でのトークスクリプトについて紹介しました。

欠席の理由は人それぞれだと思いますが、今回紹介した例文やマナーを抑え、失礼のないように必ず連絡をするようにしましょう。

この記事が少しでもそのお役に立てたら幸いです。

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