【例文あり】選考の第一歩!インターンシップのメールの書き方を解説

「インターンに参加するとき、どんなメールを書けば良いんだろう?」
「気をつけるべきマナーにはどんなものがあるの?」

このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか?

最初にインターンシップ先にメールを送るとき、どんな風に書いたら良いのかすごく迷いますよね。

ビジネスメールは社会人にとって必須のスキルであるため、インターンシップに参加する就活生にの段階からしっかりと慣れておく必要があります。

しかし実は、ビジネスマナーはある程度雛形が決まっているので、基本的なコツさえ抑えれば簡単に書くことができるんです!

そこで今回は、ビジネスメールを送る際の例文と、気をつけるべきポイントについて紹介します。

この記事を読めば、インターンシップだけではなく、入社後も役立つビジネスメールの基礎を抑えることができますよ!

1.ビジネスメールの書き方って?

そもそも、ビジネスメールで求められる文章とはどのようなものでしょうか?

最近ではメッセンジャーアプリでのやり取りが多く、日頃メールを書く機会がない、という方も多いのではないでしょうか。

ビジネスメールのマナーは、手紙の文化から派生したものが多々あります。

そのため、時候の挨拶や結びの文章など、プライベートなメールとは大きく異なる部分があります。

また、忙しい相手に配慮した件名のつけ方など、注意すべきポイントがいくつかあります。

2.インターンシップで使えるメールの雛形・例文

ここからは、ビジネスメールの基本的な型を紹介します。

ビジネスメールはある程度雛形が決まっているので、ここで紹介する型を加筆・修正すればすぐに書けるようになります。

全体的なイメージとしては、このような形です。

インターンシップ日程調整メールの全体像

以下からは、メールを「件名・本文・署名」の3つに分解して、それぞれの書くべき内容を例文とともに紹介します。

(1)件名のつけ方

件名は、一目見て簡潔に用件がわかるように工夫しましょう。

企業の採用担当者は毎日驚くほどの量のメールをやり取りするため、メールボックスはすぐに一杯になります。

そのため、件名から重要度が高くないと思われたり、迷惑メールと勘違いされてしまったりすると、返信率が悪くなってしまうばかりか「気が利かない」という印象を与えてしまうおそれがあります。

例えば、件名に「先日はありがとうございました」とだけ記載されていても、受け取り手としては中身を開くまで何のことかわからず、とりあえず他の重要度の高そうなメールを先に対処します。

こうした事態を避けるためにも、件名は以下のように「用件・大学名・氏名」のみを記載するようにしましょう。

件名の例

  • 「インターンシップ参加申込み(◯◯大学・氏名)」
  • 「インターンシップ日程調整のお願い(◯◯大学・氏名)」
  • 「インターンシップ辞退のお願い(◯◯大学・氏名)」

このように記載すれば、件名から一見して内容の想像がつくためおすすめです。

企業側から返信がきた場合は、特に件名は変更せず、そのまま返信して大丈夫です。

(2)本文の書き方

次に、本文の書き方について説明します。

ビジネスメールの本文は、主に以下の3つの部分から構成されています。

  1. 宛名・挨拶
  2. 本題
  3. 結び

それでは、それぞれの書き方と例文を紹介します。

#1:宛名・挨拶

まず一番最初に宛名・挨拶文が必要ですが、概ね以下のような短文で結構です。

宛名・挨拶の例

◯◯株式会社
◯◯部◯◯課
△△様(わからなければ、「ご担当者様」)

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の△△です。

会社名(「株式会社」の位置など)と担当者の氏名は間違えやすいポイントなので、注意してください。

挨拶文も基本的にはこの形で大丈夫ですが、初めてメールを送る際には「はじめまして」を追加したり、期間が空いた際には「ご無沙汰しております」など、工夫するとなお良いでしょう。

手短に時候の挨拶などを追加できるとさらにポイントが高くなりますよ!

2:本題

続いて本題に入ります。

今回は日程調整のメールを参考に取り上げます。

本題の例

インターンシップの日程をご連絡いただきまして、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示していただいた日は大学の補講が入っておりまして、参加できません。

つきましては、以下に別の日程を提示させていただきました。
大変お忙しいことと存じますが、△△様のご都合のよろしい日はございますでしょうか。

◯月◯日(月)午後2時以降
◯月◯日(水)終日
◯月◯日(金)午後4時以降

日程調整の連絡をする場合、このように何日か候補日を挙げるとスムーズな調整ができます。

一文が長すぎるメールは読み手に負担を与えてしまうため、1行あたり長くても30文字程度の短文にするようにしましょう。

また、内容をいくつかの段落に分け、3~5行ごとに1行空きを入れると読みやすくなります。

3:結び

本題の後には、結びの文章をつけます。

結びの例

  • 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  • 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
  • お忙しいことと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

こちらも、本題の内容に合わせ、何かお願いをする際にはより丁寧な結びの語をつけるなどの工夫をしましょう。

(3)署名のつけ方

最後に、署名をつけます。

署名をつけることはマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先の提示など、いわば名刺としての役割も果たします。

ネットで検索すると様々なデザインのものが出てきますが、就活生であれば以下のようにシンプルなものがおすすめです。

署名の例

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号:△△△△△△
e-mail:△△△△@△△

署名は頻繁に使いますし、大学の教員とのやり取りにも使えますので、一度作成してメモアプリなどに保存しておくと良いでしょう。

3.メールを送る際に気をつけたいマナー3つ

ここまではビジネスメールの雛形と文例について紹介しました。

最後に、メールを送る際に気をつけたいポイント・マナーを3つ紹介します。

これらのポイントを抑え、より良い印象を与えられるようにしましょう!

(1)送る時間帯に注意する

メールを送る際には、時間帯に注意しましょう。

基本的には、その会社の営業時間内、または、遅くとも夜8時ごろまでには送ります。

また、メールはなるべくその日のうちに返信する、というのもマナーですので、企業側からメールを受け取ったら早めのレスポンスを心がけましょう。

(2)送る前には必ず最終チェックをする

メールを送信する前に、必ず全体にミスがないかを見直してください。

以下に、よく見落としがちなポイントについてまとめました。

やってしまいがちなミス

  • 会社名・宛名に誤りはないか?(特に注意 !)
  • 誤字・脱字はないか?
  • 送信先のアドレスは合っているか?
  • 添付ファイルがある場合、添付できているか?


送信する前には必ずこれらの点に注意してください。

一度時間を置いてから見直すと、ミスに気付きやすくなりますよ!

(3)緊急の場合には、電話にする

インターンシップの欠席の連絡が直前になってしまった場合など、緊急の連絡にはメールではなく電話を使いましょう。

また、余裕を持ってメールでの連絡をしたものの、直前になっても折り返し返信がこない場合などにも、念のため電話での確認の電話を入れるほうがおすすめです。

4.まとめ

今回はインターンシップで使えるビジネスメールの書き方について紹介しました。

これらの知識は、就活が終わって社会人になってからも必須のスキルです。

就活生のうちからビジネスメールを使いこなして、スタートダッシュを切れるようにしましょう!

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