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【面接日程調整メール】状況別の返信例4つと返信する際の注意点5つ

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「面接の日程調節に対してどんなふうに返信するべき?」
「日程調節のメールを返信する理由やポイントがわからない」

このように面接の日程調整に関するメールに悩まされてはいませんか?

実は面接の日程調節後に返信するメールには、大切な確認やお礼の意味があるんです。

ここでは面接の日程調節に送るメールや日程調節後に送る返信メールの例文や、返信メールを送る大切な理由を紹介します。

この記事を読めば、日程調整のメールだけでなく、社会人としてのメール作法も身につけることができますよ!

以下の記事では、面接後のお礼メールやお祈りメールについて解説しています。

面接後のお礼メールが重要なポイント!例文やポイントについて紹介

2020.04.18

お祈りメールは返信するべき? 企業からのメールへの対応を一挙紹介!

2020.06.12

1. 【状況別】面接の日程調整のメールの例文4つ

面接の日程調節が送られてきたら、しっかりとそれに対する返答を行うためにメール返信は必須となります。

面接の日程調整の段階から面接は始まっていると言っても良いため、この問いに対する返信メールには十分に気を使っておきたいところです。

そこで面接の日程調整に対する返信メールで参考にしたい、以下の4つの状況に分けた例文を紹介します。

  1. 面接日時の候補を自分から提示する場合
  2. 提示された日時の候補から選ぶ場合
  3. 提示された日時の候補がすべて都合が悪い時
  4. 一度確定した面接日時の変更

順に解説します。

(1)面接日時の候補を自分から提示する場合

面接日時の候補を自分から提示する場合の例文

【件名】面接の希望日程について(大学名・氏名) 

 

株式会社〇〇

人事部 担当 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただいております、〇〇大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

希望日程を記載いたしましたので、面接日程のご調整の程、よろしくお願いいたします。

候補1:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
候補2:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯(恐れ入りますが、◯◯時迄に面接終了を希望します)
候補3:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜(指定の時間以降であれば、調整可能です)

上記の中で日程調整していただけますと幸いです。

お忙しいとは思いますが、ご確認・ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

◯◯大学 〇〇学部〇〇学科

氏名:◯◯ 〇〇

電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△

e-mail:△△△△△@△△△

こちらから日程を提示する際には1日のみに絞らず、先方が日程を決めやすいように候補日を3つほど挙げておきましょう。

また、中途半端な時間指定ではお互いに勘違いをしてしまうケースもありますので、括弧書きなどで明確な時間指定を記載しておきましょう。

(2)提示された日時の候補から選ぶ場合

提示された日時の候補から選ぶ場合の例文

【件名】面接の希望日程について(大学名・氏名)

 

株式会社〇〇

人事部 担当 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただいております、〇〇大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

下記の日程にて面接を希望いたしますので、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

第一希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
第二希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜

貴重なお時間を頂きありがとうございます。

何卒よろしくお願いいたします。

 

◯◯大学 〇〇学部〇〇学科

氏名:◯◯ 〇〇

電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△

e-mail:△△△△△@△△△

先方より複数の日程が提示されている場合には、念のため第一希望・第二希望といくつか希望日を選択するようにしましょう。

(3)提示された日時の候補が全て都合が悪い時

提示された日時の候補が全て都合が悪い時の例文

【件名】面接の希望日程について(大学名・氏名)

 

株式会社〇〇

人事部 担当 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただいております、〇〇大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

私事で大変申し訳ございませんが、今回ご提示いただきました日程にて都合を合わせることが難しいため、別日にてお願いできないかご連絡いたしました。

なお、下記日程であればお伺いすることができますので、改めて面接日程の調整のほど、よろしくお願いいたします。

第一希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
第二希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜

お忙しい中、大変なご迷惑とお手数をおかけいたしますが、ご確認・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

 

◯◯大学 〇〇学部〇〇学科

氏名:◯◯ 〇〇

電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△

e-mail:△△△△△@△△△

先方から提示された日程で都合が悪かった場合、返信メールにてご迷惑をおかけする謝罪の一文と、別日での候補日を提示するようにしましょう。

(4)一度確定した面接日時の変更

一度確定した面接日時の変更の例文

【件名】面接の希望日程について(大学名・氏名)

 

株式会社〇〇

人事部 担当 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただいております、〇〇大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

先日は面接日程の調整とご連絡、誠にありがとうございました。

◯月◯日(◯)◯◯:◯◯より面接のお約束をいただいておりましたが、私事の都合により、貴社に伺うことが難しくなってしまいました。

日程を押さえて頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手ながら、下記の日程にて面接日程のご変更を検討いただけませんでしょうか。

候補1:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
候補2:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯(恐れ入りますが、◯◯時迄に面接終了を希望します)
候補3:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜(指定の時間以降であれば、調整可能です)

この度は大変なご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ございません。

お手数ではありますが、日程変更の確認・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

 

◯◯大学 〇〇学部〇〇学科

氏名:◯◯ 〇〇

電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△

e-mail:△△△△△@△△△

一度決定した日程で都合がつかなくなってしまった場合、迷惑をかけてしまう事への謝罪の一文と候補日を何日か挙げておきましょう。

また、面接前日や当日の場合は電話で連絡するようにしましょう。

2. 面接の日程が確定したあとの返信は必須

面接の日程が確定した後は、すぐにメールの返信を行うようにしましょう。

メールは電話やメッセージアプリと違い、相手が確実に内容を確認しているかがわかりません。

また、確認事項のやり取りを行った後には、確認のメールを返信することがビジネスマナーの一つにもなっています。

ここからは、日程が確定した後の返信が必須な理由や注意点、例文をご紹介していきます。

(1)面接の日程が確定した後の返信が必須の理由2つ

面接の日程が確定した後に返信するメールには、2つの理由があります。

単にメールを返信するのではなく、しっかりと返信する理由を把握しつつメールを送信するようにしましょう。

#1:日程を押さえたことを伝えるため

日程確定後に送る返信メールでは、約束した日時に日程をおさえたことを伝えるという意味合いがあります。

双方に確認をしているという意味もありますので、日程が決まった後は必ず返信メールを送るようにしましょう。

#2:お礼を伝えるため

面接は仕事の時間を割いて行われるため、先方には「時間をいただきありがとうございます」という気持ちや、時間を割いて日程調整してもらっているという気持ちを持ちましょう。

日程が確定した最後には、これまでのやりとりに対してお礼を伝えるべく返信メールを送るべきなのです。

(2)面接の日程が確定したあとの返信の例文

面接の日程が確定した後の返信の例文

【件名】面接の希望日程について(大学名・氏名)

 

株式会社〇〇

人事部 担当 ◯◯ ◯◯様

 

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただいております、〇〇大学の◯◯ ◯◯と申します。

 

先日は面接日程の調整とご連絡、誠にありがとうございました。

それでは◯月◯日(◯)◯◯:◯◯より、貴社へお伺いさせていただきますので、面接のほどよろしくお願いいたします。

当日は貴重なお時間をいただきますが、よろしくお願いいたします。

 

◯◯大学 〇〇学部〇〇学科

氏名:◯◯ 〇〇

電話番号:△△△ー△△△△ー△△△△

e-mail:△△△△△@△△△

面接の日程が確定した後は、再度、日程の確認を本文に交えつつ、これまでのやりとりのお礼と面接当日にもお願いしますという一文を本文に入れましょう。

3. 面接の日程調整のメールの注意点5つ

面接の日程調節のメールを返信する際には、以下の5つのポイントに注意しておきましょう。

面接日程の調整の返信メールの注意点5つ

  1. 24時間以内に返信する
  2. 件名はRe:で残したままにする
  3. 署名をつける
  4. 前の文章は残したままにする
  5. 候補日はなるべく多く提示する

順に説明します。

(1)24時間以内に返信する

面接の日程調整が確定した後は、遅くとも24時間以内に返信するようにしましょう。

ただし、これは面接に関わらず一般的なマナーであり、実際には返信が早ければ早いほど、先方への印象も良いものとなります。

仕事をする上で、決定事項を投げかけただけでは仕事は完了とならず、相手からの確認・返信が返ってきて始めて、その仕事が完結したことになります。

面接においては多くの人とやり取りする必要があるため、1通でも早く返信があると先方からの印象も良いものとなるでしょう。

(2)件名はRe:で残したままにする

日程調整が確定したメールが送られてきた場合、返信メールは「新規」で作成するのではなく「返信」で行いましょう。

その際に件名に「Re:」と付けられますが、これはReply(返事)の意味ですので消さずに残しておきましょう。

膨大なメールの中でも、件名にRe:が付けられていることで返信がきていることが一目瞭然となりますので、Re:は残したままにするのがビジネスマナーなのです。

なお、返信メールの件名は変える必要はありませんので、そのままの件名で返信を行いましょう。

(3)署名を付ける

メール本文における「署名」とは、自分の名前や住所、メールアドレス、電話番号などの情報ですが、メールの文末に署名を残すのはビジネスマナーの一つでもあります。

これは、先方が名刺や履歴書などを確認すること無く、あなたの連絡先を把握することができますし、文末に署名があることでメールの最後であることを把握しやすいためです。

数本のメールであれば管理もしやすいですが、数多くのメールをやり取りしている場合、署名のあるなしで仕事の効率も大きく変わってきます。

先方に迷惑をかけないためにも、面接の段階から本文の文末には署名を付け、メールを送るようにしましょう。

(4)前の文章は残したままにする

返信メールを送る際には、以前からのやり取りが残っている前の文章は残したままにしておきましょう。

一見すると重ね書きして相手に失礼に感じるかも知れませんが、これも一つのビジネスマナーとなっています。

例えば、やり取りの内容を再確認したい場合に、別のメールで内容を再確認するよりも同じメール内で再確認する方が効率が良いためです。

特に面接時にはたくさんのメールのやりとりが発生するため、面接担当者としては一つのメールに全てのやり取りが残されている方が管理がしやすいのです。

(5)候補日はなるべく多く提示する

面接の日程を決める場合の注意点ですが、一つの候補日に決めるのではなく、第1候補・第2候補といくつかの候補日を提示するようにしましょう。

先方から候補日が提示されたからといって、日程が決定するまではまだその日に決まるとは限りません。

そうなってしまうと再度、日程調節のやり取りを行う必要が出てきてしまい、先方に2度手間を取らせてしまうことになります。

先方から日程が提示された場合も、こちらから日程を提示する場合にも、予め候補日は多く提示するようにしましょう。

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4.まとめ

今回は面接の日程調節と、日程確定後の返信メールについて紹介しました。

面接の日程調整や、調整後に送る返信メールはあなたへの評価にも影響してくる場合があるので油断は禁物です。

この記事を参考にして返信メールの理由やポイントにさえ気をつければ、プラスの評価も得られる可能性も高くなりますよ!

【例文あり】選考の第一歩!インターンシップのメールの書き方を解説

2020.04.12
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