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【例文あり】就活の企業からの電話の出方をわかりやすく徹底解説!

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就活での企業からの電話出るのが怖い…
企業からの電話の良い出方がわからない…

このように、就活中の企業からの電話にどのように出ればいいかわからず困っていませんか?

実は、就活での電話の出方には注意しておきたいポイントがいくつかあり、それらを押さえておけば何も心配する必要は無いのです。

この記事では、就活の電話に出るときのポイントやシチュエーション別の電話の出方の例、さらには電話に出る時に避けたいポイントを紹介します。

この記事を読めば就活の電話の出方に不安がなくなり、自信を持って受け答えをすることができますよ!

1.就活の電話に出るときのポイント5選

ここでは、就活の電話に出る時のポイントを5つ紹介します。

これらのポイントを押さえることが最初の重要なポイントです!

(1) 明るく元気な声で

明るく元気な声で電話に出ることは最低限かつ最重要なポイントです。

電話は相手の顔が見えないので、同じ内容を話していても声の印象で評価は大きく変わります。

特に第一声がもっとも印象深いため、一言目で明るく元気な声を出すことが重要です。

声のトーンが低かったりすると、暗い印象を与えてしまうことも少なくありません。

好印象を与えるには、いつもより少し高めのトーンを意識して聞き取りやすい音量でハキハキと話すことが大切です。

(2) 「もしもし」は使用しない

ビジネスにおける電話応対のマナーでいうと「もしもし」はNGです。

電話に出たときには、自分の名前を名乗ることからはじめましょう。

自分の名前を名乗ることで電話がつながっていること、間違い電話でないことが確認できます。

「もしもし」から始めるのではなく、「お世話になっております」などの一言を添えることができるとよりGOODです。

(3) なるべく3コール以内に出る

電話がかかって来た時にはなるべく3コール以内に出るようにしましょう。

担当者の方も暇ではありませんので、長い間待たせてしまうと悪印象を与えかねません。

もし、用事などがあってどうしても出られず、3コール以上経ってから電話に出た場合は「お待たせして申し訳ございません」の一言を添えましょう。

3コール以内に出ることは社会人になってからも必須のマナーですので、是非とも身につけておきましょう。

(4) 電話の最後に復唱して内容を確認

電話を終わる時には電話の内容全体を要約して復唱し、内容の確認をすることも重要です。

担当者の方が電話をかける目的は、あなたを電話評価することではなく用件を伝えることであるということは忘れてはなりません。

内容の確認をしてお互いの認識の差が生じないようにしましょう。

また、内容を復唱して確認することで「しっかりと話を聞いているな」という印象を与えることもでき、一石二鳥です。

うやむやなをそのままにしておくと後々の大きな失敗につながるので、電話の段階でしっかりと確認しておきましょう。

(5) 電話を切るのは自分が最後

企業側の人が電話を切るまではこちらから電話を切らないようにしましょう。

一般的なビジネスの電話応対だと「電話をかけた側が相手の時間を頂いているため、かけられた側が電話を切るまで待つ」というマナーがありますが、就活の場合は違ってくるので注意が必要です。

もちろん、こちらから電話をかけたときには相手の勤務時間を頂戴しているわけですから、一般的な電話応対マナーと同様電話を切ってもらうのを待ちます。

企業の採用担当者も勤務時間内で就活生とのやり取りをしているため、その時間をもらっているという気持ちを忘れないようにしましょう。

その他就活のマナーについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

【面接マナー】新卒就活での最低限のマナー5つと好印象を与えるコツ

2020.06.09

2.シチュエーション別電話の出方例3選

ここでは、シチュエーション別に電話の出方の例文を紹介します。

今日から使える例文が集まっていますので、必見ですよ!

(1) 最初の応対

あなた「はい、△△大学□□学部の〇〇です」

人事「株式会社□□の人事部△△と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか?」

自分「はい、問題ございません」

最初の応対はその後の印象にもつながる重要ポイントです。

  • 「もしもし」と言わない
  • 軽い自己紹介をする
  • ハキハキと明るい声で

などを意識して受け答えをしましょう。

(2) 最後の締めの挨拶

「お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。失礼致します。」

締めの挨拶の時には、時間をいただいたことに対するお礼を添えましょう。

日程調整の電話などであった場合は「当日もよろしくお願いいたします。」などの一言も加えられるとよりGOODです。

この後、電話を切るのは自分が最後になることを忘れないようにしましょう。

(3) 折り返して電話する時

「お忙しいところ失礼致します。私〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先ほどお電話を頂いたため、折り返しご連絡致しました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

かかって来た電話に出られず折り返し電話をするときの例文です。

  • 「お忙しいところ失礼いたします」の一言を添える
  • 名前や所属などを述べる
  • 折り返しで電話しているということを伝える

といった点がポイントです。

社内のどんな人が出ても、貴重な勤務時間を頂戴するという気持ちを持って電話をかけましょう。

他にも、内定辞退時の例文について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

【内定辞退はいつまでがベスト?】内定辞退の連絡方法や電話&メールの例文

2020.07.29

3.就活の電話に出る時に避けたいNGポイント3選

ここでは、電話に出る時に避けたいNGポイントを紹介します。

先ほど紹介したポイントを押さえつつ、これらのNGポイントを避けることができれば電話の応対は完璧です!

(1) 言葉づかいが変

丁寧な言葉づかいや敬語は基本中の基本です。

どんなにやる気や意欲があっても、基本のマナーが守られていなければ大きな悪印象です。

尊敬語と謙譲語の使い分け、変な若者言葉などに注意が必要です。

言葉づかいは普段の生活から意識し、正しいものを使いこなしましょう。

(2) 騒音の中で電話に出る

騒音の中で電話をかけることは、相手の心象を下げる原因となります。

騒音の中で電話をかけると、お互いの声が周りの音にかき消されて聞き取りづらくなるため注意しましょう。

例えば、駅のホームなどで電話を受けてしまいがちですが、電車の音で聞こえづらくなる原因となるので避けた方がよいです。

電話に出る際は静かなところに移動して出るようにしましょう。

(3) 語尾を伸ばす

就活生に多く見られるNG言動のひとつが、語尾を伸ばしてしまうことです。

マナー違反とまではいきませんが、語尾が呼びることを嫌う方もいますので気をつけましょう。

例えば「それは〜」や「あの~」など、面接では語尾を伸ばさないのに電話になると無意識に語尾を伸ばしてしまう人もいるようです。

語尾を伸ばしてしまったがために、電話相手の心象を悪くさせてしまうのはもったいないです。

ちょっとしたポイントですが、語尾は伸ばさずハキハキと喋りましょう。

36個の質問に答えて、自己分析をしよう

就活マナーとあわせて知っておきたいのは、その仕事が「自分に向いているかどうか」です。

自分に向いている仕事を見極めるには、無料の自己分析ツール「My analytics」が便利です。36の質問に答えるだけで、あなたの強み・弱み→それに基づく適職をサクッと診断できます。

My analyticsを活用して、あなたの強み・適職を診断し、自分に向いている仕事を見極めましょう。

まとめ

この記事では、就活の電話に出るときのポイントやシチュエーション別の電話の出方の例、さらには電話に出る時に避けたいポイントを紹介しました。

就活における電話は緊張が伴いますが、しっかりと対策しておけば逆に好印象を与えるための絶好の機会となります。

対策ポイントをしっかりと押さえて、堂々と電話に出られるようにしましょう!

ZOOMなどでのマナーについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

ZoomのWeb面接は事前準備がすべて!面接を成功させるポイントとは?

2020.04.24
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