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採用活動が1から分かる!採用フロー・おすすめツール10選【Web採用解説】

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「採用活動を任されたけど何から始めたらいいかわからない」
「オンラインでの採用活動を行いたいけどやり方がわからない」

このような悩みを抱えている採用担当は多いのではないでしょうか。

この記事を読めば、採用活動のやり方・効率化を簡単に理解することができます!

採用活動を効率的に行い、あなたの人事評価を高めましょう!

1.採用活動4つのフロー

この章では、採用活動活動の進め方について紹介します。

採用活動は上記の4つの段階を踏んで行われます。

(1)採用計画策定

採用活動では上記の2つを考慮し、採用活動の計画策定を行いましょう。

#1:採用目標・目的を決める

採用活動を行なうに当たって、まずはじめに採用目標・目的を明確化します。

どのような人材にどのような仕事を行ってもらうかを考慮し、必要な人材を明確化します。

採用する人材を明確化する
  • どのような経歴を重視するか
    例)高学歴、海外留学経験
  • どのようなスキル(能力)が必要か
    例)英語、プログラミング
  • どのような業務を行なわせるか
    例)職種
  • どのような人物像か
    例)コミュニケーション能力がある、独創的
  • 何人必要か
    例)A部門には4人、B部門には2人

採用活動を行なうにあたって、上記の事を考慮し、具体的な人材像を確立します。

具体的な人材像を確立させることで、その後の採用広報の指針や採用基準が決定されるため、非常に重要な段階です。

#2:採用スケジュールを決める

次に、採用スケジュールを決定します。

まずは、以下の3つの日程を決めます。

採用スケジュール
  1. 採用活動(広報活動)の開始
  2. 選考活動の開始
  3. 内定出し

広報活動では合同説明会やインターンの時期について考慮します。

選考活動では選考フローを決定し、どのような選考方法をとるのか、何回選考を行なうのかについて考慮します。

内定出しでは、競合他社の動きや試験の日程も加味して学生の動き方を考慮して、内定を出す日程を決めましょう。

(2)採用広報

企業側は採用広報で企業の情報を伝え、就職志望者の母集団を形成する必要があります。

自社の魅力・企業理念・募集要項を決定し、準備段階で決めた必要な人材が集まるようにします。

採用広報を適切に行なえると、必要人材に合った母集団が形成されて、その後の採用活動を効率よく行うことができます。

以下は採用広報の例です。

採用広報
  • 就活情報サイトの登録
  • 採用ホームページ
  • 説明会の開催
  • SNSの運用
  • 大学訪問
  • インターンシップ

(3)選考

広報で母集団を形成し応募者を収集したら、選考活動に移ります。

選考活動では、必要人材を適切に採用するためにどのような選考方法・内容にするかを考えます。

試験や面接を行う場合は、会場の確保や面接官の日程調整が必要です。

採用広報・選考段階ではこのような雑務が発生するため、ツールや外部委託を行い効率的に行うことが望ましいです。

選考段階では、面接官等で社員の協力を受けることが必須となり、できるだけ会社全体の協力を得ることが望ましいです。

様々な部署からの協力を得ることができなければ、内定後のミスマッチにつながることになり非効率です。

選考段階で、多くの社内の協力を得て人事としての評価を高めましょう。

(4)内定から入社

採用活動の最終段階として内定から入社までの段階です。

内定後には、内定者の事態を防ぐためにフォローを行いながら、内定者のための業務を実施する必要があります。

内定者フォローでは、内定者との面談や懇親会を開催し、内定者の企業での居場所を作ることで内定者の不安感を消し去ることができます。

また、職場体験や入社前研修によって仕事への熱意を高めさせることも必要です。

内定者のための業務は、内定式や入社のための手続きを行います。

2.採用活動のポイント

この章では採用活動を行う上でのポイントについて紹介します。

(1)採用広報のポイント

採用広報には伝える情報と伝える媒体の2つの点を重視して、就職志望者の母集団を効率的に形成します。

#1:伝える情報

採用広報では「企業のビジネス」と「どのような人材を求めているか」の2点を中心に伝える必要があります。

「企業のビジネス」では企業が提供する価値は何かや企業の収益化の方法を伝えます。

学生に企業のビジネスを伝えることで、具体的な業務のイメージをもってもらい、企業へ興味を抱くことにつながります。

「どのような人材を求めているか」では、業務内容や必要スキルを伝えます。

必要な人材が伝わらないと、募集者が多くなりすぎて選考に時間がかかってしまいます。

#2:伝える媒体

採用広報では様々な媒体を適切に活用し効率的に情報を発信する必要があります。

採用広報では「PESOモデル」をふまえて、活動を行うのが有効です。

PESOモデル
  • ペイドメディア(Paid Media)
    例)求人広告
  • アーンドメディア(Earned Media)
    例)口コミサイト、ブログ
  • シェアドメディア(Shared Media)
    例)SNS
  • オウンドメディア(Owned Media)
    例)企業HP

#1:ペイドメディア

ペイドメディアは主に企業がお金を払って広報を行うメディアのことで、求人広告やイベント出店が当たります。

新規のアプローチや認知の獲得にはたけていますが、費用が掛かることが欠点です。

#2:アーンドメディア

アーンドメディアは消費者やユーザー起点のメディアをさし、報道や口コミサイトが当たります。

消費者自身の意見が反映されることからメディアに対する信頼度は高いですが、ユーザー発信の意見はコントロールできないのが欠点です。

#3:シェアドメディア

シェアドメディアはアーンドメディアの派生で、SNS(Facebook、Twitter等)に注目しています。

企業をより深く知ってもらい、信頼関係を構築することにたけていますが、ユーザー発信の意見はコントロールできないのが欠点です。

#4:オウンドメディア

オウンドメディアは企業が運営するメディアであり、企業HPや採用ページをさします。

上記の2メディアでは伝えきれない、具体的な情報を伝えることにたけていますが、運営・管理にコストがかかります。

(2)選考のポイント

選考では、必要な人材を抽出するためにはどのような選考方法が良いかを考慮します。

選考方法に加え、どのような質問・課題を設ければいいかを考慮して必要な人材を選考できるようにします。

選考方法
  • 書類選考
    例)履歴書、エントリーシート
  • 筆記試験
    例)学力試験、適性検査、小論文
  • 面接選考
    例)個人面接、集団面接、グループディスカッション

#1:書類選考

書類選考は、ESや履歴書があげられます。

メリットとして学生の志望動機・性格を見ることができ、多数の応募から選考するのに向いています。

デメリットとして学生と直接会うことないため、文章では伝わらない魅力をしらないまま判断を行わなければならないことがあげられます。

#2:筆記試験

筆記試験には、適性検査・一般常識試験・小論文・専門能力試験があげられます。

筆記試験のメリットは、論文・専門能力試験で専門能力について選考を行うことができます。

また専門的な能力を必要としない場合でも、学力・常識を必要としている場合は筆記試験を選考方法に取るのは有効です。

デメリットとして、外部委託した試験には費用が掛かることや、試験への慣れや対策で実際に知りたい能力を知れるかどうかは不透明であることがあげられます。

#3:面接選考

面接選考には、個人面接・集団面接・グループディスカッションがあげられます

面接選考のメリットは、対面することで共に働く上での雰囲気が掴みやすいことがあげられます。

デメリットとして面接会場の確保、面接官のスケジュール確保に手間がかかることがあげられます。

特に面接官は入社後のこともふまえ、多くの部門の社員に協力してもらう必要があり、会社全体からどれほど協力を得られるかが人事の評価点です。

(3)内定後のポイント

現在は売り手市場の傾向が続いており、内定辞退率は64.6%にも上ります。

売り手市場の傾向の中で、企業は内定者に対して積極的なコミュニケーションを図り内定辞退率を下げる必要があります。

内定者フォローは以下の例があります。

内定者フォロー事例
  1. 座談会
  2. 内定者懇親会
  3. 面談
  4. 職場見学
  5. 内定者研修
  6. 社内イベント

内定者は、社内での人間関係の構築や入社後の業務・生活に関して不安感を抱きます。

内定後フォローが乏しいと、他社への入社や新な就職活動の開始につながり、人材が不足する可能性があります。

コミュニケーションを積極的にとり内定者に不安を感じさせないようにしましょう。

3.採用活動のツール シーン別10選

この章では採用活動を効率的に行うためのツールをシーン別に紹介します。

(1)採用広報

#1:採用サイト

採用サイトはインターネットの採用広報では必須です。

採用サイトでは、企業情報を多く発信することができるため、企業に興味を持った学生の主要な情報収集手段です。

採用サイトのデザイン・掲載内容を工夫して、ユーザーの興味をひきつけましょう。

以下は本田技研工業の採用サイトの例です。

https://www.honda-recruit.jp/

#2:採用パンフレット

採用パンフレットは説明会では必須のツールです。

採用パンフレットを持ち帰って読んでもらうほか、説明会の補助として活用することができます。

以下はNTTデータの採用パンフレットの例です。

引用:https://nttdata-recruit.com/book/pdf/5facts-2020_spread.pdf

#3:採用動画

説明会や採用サイトで採用動画は効果を発揮します。

動画による会社紹介は文面でよりも伝わりやすく、興味を持ってもらいやすいことが特徴です。

以下は電通の採用広告動画の例です

#4:会社説明スライド

会社説明スライドは説明会で必須のツールです。

特に合同説明会の場合は、他の企業よりも印象に残るように興味を持ってもらえるスライドを作る必要があります。

#5:説明会装飾

説明会では企業の雰囲気に合った装飾が必要です。

社内で行う場合は、実際の社内の雰囲気が伝わることに注力しましょう。

合同説明会では、学生に興味を持ってもらえることに注力しましょう。

#6:ノベルティ

ノベルティの配布は説明会やその後の日常生活でも使えるために有効な手段です。

企業の名前やロゴの入ったクリアファイルやボールペンを活用して、企業の印象を高めることができます。

以下は企業のノベルティで配布されたオリジナルボトルの例です。

引用:https://cd.zeroin.co.jp/cappy/novelty-goods/

(2)選考

#1:採用管理システム

採用管理システムでは採用段階の効かを行うためには必須のツールです。

求人管理・応募者の情報管理など、採用管理システムの用途は様々にがあるため、使い分けが必要です。

ビズリーチが提供するHRMOSでは複数の求人媒体と連記を行いながら選考管理を行うことができ、資生堂、電通デジタルに導入されています。

#2:Web説明会・面接

昨今の風潮として、Web説明会・Web面接が主流となっています。

対面で行うよりも、費用や時間をカットすることができるため積極的に活用すべきです。

(3)内定後

#1:内定者研修

内定者研修に外部ツールを使用するのは1つの手段です。

入社までの間に、社会人マナーやPCスキルを学んでもらうことができます。

例えば、マイナビでは講師派遣のコミュニケーション授業やチームビルディング支援サービスを行っています。

#2:SNS

先述したように、内定後のコミュニケーションは必須となっています。

メールやLINEを使用したコミュニケーションは主流ですが、LINEと連携した採用管理システムも多く利用されています。

ネオキャリアが提供するmochicaというサービスでは、LINEを活用して応募者とのコミュニケーションをとることができます。

4.採用活動の外部委託

この章では採用活動の外部委託について紹介します。

(1)外部委託のメリット

採用活動を外部に委託する場合のメリットは上記の3つです。

採用活動は採用計画の立案から内定まで長期にわたって仕事量の多い業務です。

中小企業だと、採用業務を本業と並行で行ったり、会社にノウハウが蓄積されておらず、1から採用活動を行うこともあります。

外部委託で採用業務の一部また全部の委託を行うと、本業に集中することができます。

また、外部委託によってトータルコストが低下する場合もあります。

1から採用活動を行うと時間やコストがかかり、その間の本業も疎かになるため、最終コストで見ると外部委託のほうが安く終わらせられることもあります。

外部委託でプロの知識や経験を活用できることも重要です。

代行企業との意思疎通を行えばプロの知見を活かして、より必要な人材に近い人材を集めることができます。

(2)外部委託のデメリット

採用活動を外部委託することのデメリットは上記の3つです。

採用活動を外部に委託すると、委託業者との綿密な情報共有が不可欠です。

求める人材や会社の魅力にずれが生じてしまうと、かえって不利益を被ることがあります。

また、外部委託によってコストがかかり、ノウハウが蓄積されないこともデメリットです。

やはり採用活動は企業経営において重要な業務の一環なので、自社ですべてを行えることが望ましいでしょう。

委託内容を見直し部分的な委託に切り替えるなど、企業に合った委託を行えるようにしましょう。

(3)外部委託の企業例 3選

この章では外部企業について紹介します。

#1:採用代行一括.jp

外部委託を行うにあたって、採用代行一括.jpがおすすめです。

採用代行一括.jpはBtoBサービスを提供しており、自社に合った代行企業を見つけてもらえます。

利用・問い合わせは無料なので外部委託を行うには、まず活用すべきです。

【採用代行】業者を無料で見積比較できる一括.jp

会社 株式会社 double
企業HP https://www.ikkatsu.jp/rpo/
料金 無料

\無料相談/

#2:株式会社ネオキャリア

ネオキャリアでは主に母集団形成・面接までの連絡の業務代行を行います。

自社で採用計画や面接などの重要な部分は行い、その他のノンコア業務を委託できるのが便利な点です。

コア業務は自社で行うため、外部委託に伴うノウハウの蓄積ができないことへのデメリットへも対応できるため非常に有用です。

会社名 株式会社ネオキャリア
会社HP https://www.neo-career.co.jp/service/rpo
導入事例 ITエンジニアの新卒・中途採用、店舗スタッフのアルバイト
利用料金 月額10万円前後~

\無料相談/

#3:株式会社ツナグ・ソリューション

ツナグ・ソリューションでは母集団形成から内定までの一連の採用活動をすべて委託・コンサルティングすることができます。

特に選考フロー設計や面接基準の策定ではプロの知見からコンサルティングを行ってもらうことができます。

会社名 株式会社ツナグ・ソリューション
会社HP https://www.tsunagu.co.jp/
導入企業例 セブンイレブン、GEO、KFC、出光

5.Web採用活動

昨今はWebでの採用活動に対する人気が高まっており、Web採用活動への対策も必須です。

この章では、Web説明会・面接とそのツールについて紹介します。

(1)Web説明会は2種類ある

Web説明会は大きく分けて2つ活動方法があります。

1つ目は録画配信での説明会で、2つ目はライブ配信での説明会です。

録画配信の説明では企業のHP・採用サイトと紐づけて行うことで常に情報を発信することができます。

就活生が自由に見ることができるため、多数の就活生からの利用が見込めることが特徴です。

ライブ配信での説明会では、対面式の説明会と同様に就活生とコミュニケーションが取れることが特徴です。

チャット機能を活用し、1人1人の質問の答えられるほか、アンケート機能を併用し、就活生の感想を得ることもできます。

(2)オンラインによるメリット

オンラインによるメリットは以下の2つです。

メリット
  • 工数・コストの削減
  • 選考の対象を広げることができる

#1:工数・コストの削減

オンラインの採用活動を行うことで、工数やコストを削減することができます。

企業側にも就活生側にも、移動時間が削減されスケジュールを組みやすくなることはメリットです。

また、説明会での準備や装飾にコストがかからなくなることも特徴です。

#2:選考の対象を広げることができる

オンラインで行うことで選考の対象を広げることが可能です。

企業側は移動・準備で浮いた時間を面接時間に費やすことが可能になり、個人のことをさらに知ってから選考を行うことができます。

就活生側は遠距離でも応募することが可能になるため、応募数の増加が見込めます。

(3)オンラインによるデメリット

オンラインによるデメリットは以下の2つです。

  • ツール使用に問題が生じる
  • 雰囲気がわかりづらい

#1:ツール使用に問題が生じる

オンラインによるデメリットとして、オンラインツールを使用に問題が生じることがあげられます。

通信回線が不安定で説明会・面接が円滑に行えない場合もあります。

また、企業側も就活生側も使い方を適切に理解していないと採用活動を行うことができません。

#2:雰囲気がわかりづらい

オンラインのデメリットとして雰囲気がわかりづらいことがあげられます。

企業側は学生の雰囲気がわかりづらく候補者の選考が非常に困難です。

学生側も企業の雰囲気がわかりづらいことや、自分のことをWeb上のみで判断されることに不安を感じます。

(4)オンラインツール3選

この章では、web説明会・面接でかつようできるツールを3つ紹介します。

#1:Zoom

Zoomは利用機会が多く就活生にやさしいことが特徴です。

大学の授業がZoom で行われるなど、就活生の使いなれているため、円滑にオンラインでの活動が進行できることが利点です。

無料版でも100人同時の通話が可能なので試験的に活用することもできます。

会社名 Zoom Video communications
会社HP https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
使用企業例 JAL・UBER・楽天
料金 基本 無料
プロ 月2,000円
ビジネス 月27,000円
企業 月270,000円

\無料トライアル/

#2:calling

callingは使いやすいことが特徴です。

callingではオンラインでの採用活動以外にもテレワークや社内会議でも利用できるように作られています。

採用活動以外にもオンラインの業務のすべてをcallingで行うことができるのは非常に便利です。

会社名 株式会社ネオラボ
会社HP https://www.calling.fun/
使用企業例 RICOH・neocareer・DMM.com
料金 1ルーム 11,800円
※ルーム数:同時接続が可能な回線数

\無料トライアル/

#3:playse

playseは採用活動に特化して作られていることが特徴です。

オンラインでの採用活動のために作られているため、評価シートやヒアリングシート等の便利な機能も併せて利用することができます。

playseを利用すれば選考段階で様々なツールを活用して複雑化する恐れがなくなります。

会社名 株式会社manebi
会社HP https://playse.jp/
料金 スターター 14,800円
ベーシック 19,800円

\無料相談/

6.まとめ

今回の記事では採用活動について紹介しました。

採用活動は企業経営でも重要な部分ですが、その分業務内容も膨大です。

この記事を読み返して、効率の良い採用活動ができるようにしましょう!

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